Ef þú ert í forsvari fyrir félag eða félagasamtök og ert að hugsa um að setja upp nýja vefsíðu er nauðsynlegt að setja vefsíðunni skýri markmið og skilgreina hlutverk hennar. Skilgreina vandlega hvernig hún á að þjóna félaginu og ekki síst félagsmönnum þegar hún klárast og fer út á netið. Aðeins með þeim hætti gerir þú vefsíðuna að því nútímaleg upplýsinga- og samskiptatæki sem vefsíður eru í dag. Þá þarf að gera þá augljósu kröfu að félagið hafi fulla stjórn á öllum þáttum vefsíðunnar til þess að gera hana að þeirri upplýsingaveitu sem er félaginu til framdráttar. Að það sé auðvelt að setja inn efn eins og texta, myndir, nýjar síður, tengla, myndbönd, tónlist og annað efni sem félagið notar til þess að koma upplýsingum á framfæri. Að það sé auðvelt fyrir félagsmenn að umgangast vefsíðuna og að þeir eigi auðvelt með að stjórna sjálfir sínum eigin upplýsingum. T.d. uppfæra nýtt símanúmer, breyta netfangi og setja inn nýtt heimilisfang ef félagsmaður flytur. Þetta eru allt mikilvæg atriði þegar ákvörðun er tekin um að opna nýja vefsíðu eða uppfæra gömlu. Lykilatriði eru óheftur aðgangur og öflug vefumsjónarkerfi.

Fjölmiðill

Vefsíða félaga og félagasamtaka er í aðra röndina fjölmiðill samhliða því hlutverki að koma upplýsingum um eðli og markmið félagsins á framfæri. Þannig er nauðsynlegt að geta sagt fréttir af sigrum og baráttu félasins. Ef virkni er mikil getur verið áhugavert að leyfa fólki að gera athugasemdir við fréttir eða hreinlega að setja upp blogg eða spjallþræði. Jafnvel þannig að eingöngu félagsmenn hafi aðgang, bæði til þess að sjá efni og tjá sig um efni. Lokaðir spjallþræðir um tiltekin hagsmunamál félaga geta verið kraftmikið tæki til að efla lýðræði innan félagsins og opna það.

Notendur og aðgangsstýringarkerfi

Ekkert félag ætti að setja upp vefsíðu í dag án þess að hafa öflugt notenda- og aðgangsstýringarkerfi. Með því er átt við að tvinna saman félagaskrá og notendakerfi. Inn í skráningarviðmót notendakerfisins eru sett atriði eins og heimilisfang, sími, tegund aðildar, starf eða önnur þau atriði sem félagið telur nauðsynlegt að skrá um félagsmenn. Þegar einhver sækir um aðild sækir hann um á vefsíðunni og skráir allar sínar upplýsingar sjálfur. Með því að tvinna þessar upplýsingar saman við aðgangsstýringarkerfið er öll ábyrgð á uppfærslu upplýsinga færð yfir á félagsmanninn sjálfan. Hann fær notendanafn og aðgangsorð sem veitir honum fullt sjálfræði yfir öllum sínum upplýsingum. Jafnvel þó að hann týni aðgangsorðinu eða notendanafninu getur hann alltaf sjálfur sótt um nýtt án aðkomu félagsins. Félagið getur síðan gefið félagsmönnum mismunandi heimildir til þess að far inn á mismunandi staði og einnig til þess að sjá hluti á vefsíðunni sem almenningur sér ekki. Dæmi má taka þar sem félagaskráin er eingöngu aðgengileg innskráðum félagsmönnum og ekki almenningi. Einnig að fundagerðir sem birtar eru á heimasíðu séu aðeins aðgengilegar félagsmönnum. Stundum eru hlutir sem eingöngu eru aðgengilegir stjórn eða tilteknum nefndum. Og auðvitað þarf að gera þá lágmarkskröfu að það sé auðvelt að stjórna og halda utanum aðgangsstýringarkerfið.

Félagaskrá

Félagaskráin er óumdeilanlega mikilvægasta eign sérhvers félags og félagasamtaka. Ef ekki væri fyrir meðlimina væri félagið líkleg ekki til. Þess vegna er mikilvægt að félagaskráin sé alltaf uppfærð og allar upplýsingar um félagsmenn sem réttastar. Eins og fram kemur í upplýsingunum hér að framan getur vefsíðan og þau tæki sem fylgja okkar uppsetningu í Drupal vefsumsjónarkerfinu auðveldlega haldið utanum öll atriði tengd uppfærslu upplýsinga í félagaskrá. Þá er hægt að búa til ýmiss konar lista úr skránni. T.d. einfaldan lista yfir félaga eða ítarlegan lista fyrir stjórn félagsins yfir margs konar upplýsingar úr skránni. Upplýsingar sem aðeins eru sýnilegar þeim sem hafa til þess heimild.

Fréttabréf

Þegar vefsíðan er jafn samofin allri starfsemi félagsins og lýst er hér að framan getur verið þægilegt að tengja fréttabréf félagsins við notendur. T.d. er auðvelt að útbúa fréttabréf sem eru send frá vefsíðunni og er þar að auki haldið til haga á vefsíðunni. Vefsíðan getur líka haldið utanum mörg fréttabréf hvort sem þau eru stutt eða lög, tilkynningar eða fréttapistlar eða regluleg og tíð. Þau heimila líka félagsmönnum að afskrá sig sem áskrifanda að fréttabréfi ef þeir telja sig ekki hafa þörf fyrir tiltekið fréttabréf.

Upplýsingar um starfsemi

Eðlilega snýst meginefni vefsíðunnar iðulega um almenna kynningu á starfsemi og uppbygginu félagasamtaka. Í Drupal vefumsjónarkerfinu eru allt til staðar sem auðveldar umsjónarfólki félagsins að uppfæra upplýsingar um starfsemina með einföldum og reglubundnum hætti. Þannig er auðvelt að setja inn nýjar síður, nýja tengla og nýjar myndir, eða með öðrum orðum nýjar upplýsingar á aðgengilegu formi. Takmörkin eru aðeins bundin við útsjónasemi þeirra sem taka að sér að sjá um vefsíðuna.

Kostnaður og opinn hugbúnaður

Í dag þurfa allir að huga vel að kostnaði þegar teknar eru ákvarðanir um útgjöld. Sérstaklega þegar í hlut eiga félagasamtök. Það er mikilvægt og áríðandi að sýna fram á hagkvæma nýtingu fjármuna þegar margir koma saman og stofna félag um ákveðna hagsmuni eða áhugamál. Drupal uppsetning frá Emstrum er sérlega hagstæður kostur. Aðeins er um að ræða kostnað við uppsetningu og frágang án nokkurra mánaðargjalda fyrir hugbúnað, enda er Drupal hugbúnaðurinn ókeypis frjáls hugbúnaður.